Conceito de Preservação e Conservação de Documentos Textuais

Preservação

Em um sentido geral, trata-se de toda a ação que se destina à salvaguarda dos registros documentais.

Conservação Preventiva

É um conjunto de medidas e estratégias administrativas, políticas e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a conservação da integridade dos acervos e dos prédios que os abrigam. São ações para adequar o meio ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a degradação. 

Conservação reparadora

Trata-se de toda intervenção na estrutura dos materiais que compõem os documentos, visando melhorar o seu estado físico.

Higienização

Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos os elementos espúrios à estrutura física dos documentos.

Restauração

Considerada como um conjunto de ações técnicas de caráter intervencionista nos suportes dos documentos, a restauração se propõe a executar o trabalho de reversão de danos físicos ou químicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do tempo.

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O que é digitalização?

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (ou scanner, scâner, escâner) ou de um transdutor de sinais.

A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escaners, permitem que documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e positivos, microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos digitais, acessíveis em computador. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados em ambiente digital, o que permite serem disponibilizadas e reutilizadas, como, por exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.

A digitalização também compreende, a conversão para o código digital de sinais de aúdio e imagens em movimento (vídeos), originalmente em outros formatos como as gravações em discos fonográficos em vinil (sulcos) e em sinal eletromagnético analógico gravados em fios, fitas e discos magnéticos.

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Soluções Paperless

 
As tecnologias relacionadas com soluções paperless visam eliminar o uso do papel nas organizações transformando as atividades burocráticas e morosas quanto ao uso de documentação física em rotinas rápidas e prática com o uso de sistemas dinâmicos capazes de otimizar e minimizar o custo e o tempo.

Paperless é a nova cultura organizacional, composta por otimização do processo em conjunto com sistemas informatizados que juntos são capazes de substituir integralmente ou parcialmente a utilização ou o manuseio do papel.

Estudo de Caso:

O Grupo Nexxera, empresa de soluções tecnológicas para o mercado financeiro e mercantil, anuncia o investimento de R$ 4,5 milhões em infraestrutura de TI com o objetivo de oferecer alta disponibilidade aos seus serviços e suportar o crescimento da empresa nos próximos três anos. 

A holding, que tem mais de 400 mil clientes ligados a sua rede, inclusive grandes players dos setores de varejo, bancário e telecomunicações, fechou parcerias com a Alog Data Centers do Brasil, a HP e a Oracle para ampliar sua capacidade tecnológica.

“Precisamos de uma estrutura robusta de TI que suporte o crescimento que estamos planejando para os próximos anos. A meta é aumentar o ambiente e transformá-lo, também, em balanceamento de carga com nosso datacenter principal até 2017”, afirma Rodrigo Clemente, diretor de infraestrutura do Grupo Nexxera. A empresa, que está há 22 anos no mercado, é hoje a terceira maior processadora de pagamentos eletrônicos do país - são 2,2 bilhões de operações por ano - só atrás de Visa e Mastercard.  

No ano passado, o Grupo focou na ampliação do portfólio de empresas, em investimentos que somaram R$ 4,23 milhões na aquisição da NexxPago (pagamentos móveis), Moviu (voltada para soluções para captura de pagamentos) e na criação da NexxCity (desenvolvedora de soluções de gestão financeira para MPEs). Outros R$2,13 milhões foram destinados a infraestrutura e novos negócios, especialmente em P&D das soluções.

Redundância em banco de dados

Com uma parceria de longo tempo com a Oracle, a Nexxera atualizou as licenças de seu banco de dados do standard para o enterprise. Na prática, essa nova solução automatiza a replicação dos dados dos clientes entre dois sites - até o momento, essa replicação era feita manualmente. 

Com isso, a Nexxera, parceiro de nível Gold do Programa Oracle PartnerNetwork, reduz o risco de perda de dados e garante o nível máximo de disponibilidade de atendimento aos clientes. Os equipamentos e serviços dos três parceiros estão em fase de implantação, que deve ser concluída ainda no segundo semestre deste ano.

Estratégia de cloud

Além de garantir alta disponibilidade dos dados e das operações, o investimento nas soluções da HP visa consolidar a estrutura física em virtual, viabilizando um processo de transição para uma estratégia de cloud computing nos próximos anos. “A parceria com a HP é ampla e caracterizada pelo conceito de convergência de infraestrutura, ou seja, nosso cliente confiou a um mesmo fornecedor de redes, armazenamento, processamento de dados, software e serviços”, explicou Luciano Kichalowski Simas, gerente de contas da Sercompe, canal de vendas Platinum HP.

O upgrade inclui a aquisição de oito servidores HP BladeSystem C7000 Enclosure; quatro nós de storage HP StoreVirtual 4730; solução de backup formada pelo HP StoreOnce 4420 e pelo software HP Data Protector, que reduziu a janela de backup do banco de dados da Nexxera de 20 horas para apenas três horas, e permitiu ocupar menos espaço em disco em virtude da desduplicação dos dados; e dois appliances HP Virtual Connect, que maximizam e simplificam o uso da rede com a virtualização.

Terceiro datacenter

A parceria com a Alog Data Centers do Brasil, uma das principais operadoras de serviços de TI no país e parte da plataforma global Equinix, contempla a hospedagem do ambiente do Grupo Nexxera em um datacenter Tier III, que possui padrões internacionais de qualidade e segurança. 

“Esta característica é essencial para a Nexxera, já que todos os dados financeiros que passam pelo sistema precisam estar protegidos”, diz Rodrigo Guerrero, diretor comercial da Alog. “Estamos preparados não apenas para acompanhar, mas também contribuir com o crescimento deste parceiro nos próximos anos”, conclui o executivo.

Atualmente, a Nexxera possui outros dois datacenters: um na sede em Florianópolis, para as operações internas da empresa, e outro em São Paulo, onde estão hospedadas as aplicações comerciais.

O Grupo Nexxera tem mais 21 anos de experiência e é referência em processos de integração eletrônica, processos digitais baseados em ambiente paperless e gerenciamento de relações das empresas com suas cadeias de valor. Recentemente, obteve a certificação PCI DSS 2.0, uma das mais complexas do mercado, que atesta o grau de segurança no processamento de informações. Hoje, a companhia tem mais de 400 mil empresas ligadas a sua rede e possui clientes como Bradesco, Santander, Itaú, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal, Walmart, GM, Bosh, Cemig, Sadia, Tim e Telefônica.

Fonte:http://computerworld.com.br/gestao/2014/09/11/grupo-nexxera-investe-r-4-5-milhoes-em-ambiente-de-alta-disponibilidade/

SQA TI
serviços. Gestão da Informação, GED, Digitalização e Guarda de Documentos.
telefone. (61) 4103-2172 / (61) 9153-9122
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Microfilmagem

 
Conceito

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, por meio da captação das imagens de documentos  por processo fotográfico.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e também tem baixo custo.

Constitui-se em técnicas que, utiliza a miniaturização da imagem como seu principal agente, para a solução de problemas com segurança,manuseio e tratamento dos dados do documentos.

É um material transparente e flexível, a base de acetato ou poliéster, contendo microformas (imagens pequenas) originada da documentação fotografada e depois utilizada a projeção ótica para a leitura.

Em um rolo de filme pode comportar milhares de documentos (documentos de tamanho A5, cabem aproximadamente 10.000, com redução de 44 vezes. Em caso de cheques, cabem aproximadamente 30.000, com a mesma redução de 40 vezes).

O microfilme é a única mídia considera como substituta do arquivo de papel que possui amparo legal.

Pode ser Microfilmagem para Preservação ou de Fiscalização.

É definida como a produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (microfichas - fichas ou microfilmes - Rolos).

Técnica para microfilmagem

O processo de microfilmagem é composto das atividades seguintes atividades:„
Desenvolvimento do projeto micrográfico.„
Preparação e ordenação dos documentos.„
Microfilmagem.„
Processamento (revelação).„
Controle de qualidade.„
Revisão
Duplicação.
„Elaboração de índice e Indexação sistemática.

Podem ser microfilmados desde pequenos documentos até grandes formatos, como plantas de engenharia e desenhos arquitetônicos.

Benefícios

Economia de espaço„
Rapidez na localização do documento segurança
„Integridade do arquivo
„Distribuição
„Facilidade de reversão ao papel
„Validade legal
„Versatilidade
Redução sensível de espaço na ordem de até 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de redução utilizado.
Acesso fácil e rápido

Segurança

Por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reprodução com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros.

Confidencialidade da Informação

Apenas com autorização de utilização, pois visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação.

Durabilidade

Respeitando determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os documentos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Viabilidade Legal

É um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.

O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país estabelecendo que o atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

As certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentação pública ou oficial.

Capacidade

Um rolo de microfilme de aproximadamente 215 pés pode armazenar 5.000 documentos que é igual à 3 caixas 27 cm x 37 cm x 20 cm de documento, ou seja, em um armário de parede comum será armazenado todos os documento de um arquivo do tamanho de um salão.

Rapidez na Busca
„
Um documento de 1990 no arquivo intermediário que abriga 60 anos de existência de uma empresa demora pelo menos duas horas de busca.
„
O material microfilmado levará no máximo 10 minutos até o documento estar em mãos.

Preço

Preço por rolo de microfilme de 16 mm revelados e duplicados.
‰
Máquina Rotativa, Lente 20x, Aproximadamente 1.600 páginas R$ 220,00
‰Máquina Planetária, Lente 24x, Aproximadamente 2.400 páginas R$ 300,00
‰Máquina Rotativa Kodak 750, Lente 40x, Aproximadamente 5.000 páginas R$ 400,00

Os serviços incluem: ‰
Preparação dos Documentos Preparação dos Documentos, ‰microfilmagem, ‰revelação e duplicação dos filmes.

Equipamentos

Microfilmadoras Planetárias„
Microfilmadoras Rotativas
„Processadoras de Filmes - Digitalizadoras
„Duplicadoras de Filmes
„Equipamentos para Revisão
„Equipamentos para Controle de Qualidade

Modalidade da Microfilmagem

Oficial - Tem valor jurídico. Substitui o documento original em papel.
Segurança - Utilizada para garantir a integridade do processamento de dados de documentos bancários.

Documentos Oficiais são todos aqueles, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive os da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

O microfilme de segurança chamado de cópia se destina ao manuseio diário, ao passo que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em arquivo de segurança.

Conservação do Microfilme para a Fiscalização

Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Legislação

Lei Federal n.º 5.433/68 de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
„
Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei 5.433/68.
„
Portaria nº 158 de 20 de junho de 1996 -d S t i d J ti da Secretaria de Justiça -Dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos microfilmagem de documentos.„

Portaria nº 128 de 14 de novembro de 1997 - da secretaria da Justiça - concede o registro as instituições.

Fonte: Universidade de Brasília - Profa. Lillian Alvares

Empresas indicadas para realizar o serviço de microfilmagem:

COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.
MAES Microfilmagem
SQA TI

ORIENTAÇÕES PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS

 
ORIENTAÇÕES PARA MENSURAÇÃO DE  DOCUMENTOS TEXTUAIS  


DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS VERTICAIS

Quando os documentos estão acondicionados na posição vertical, a medida linear do
acervo tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos
arquivos de aço. Os espaços vazios devem ser desprezados quando o acervo está sendo
mensurado. Eles só serão medidos quando for necessário saber qual espaço disponível para
recebimento de documentação.

Assim, devemos multiplicar a medida da largura das caixas pelo número de prateleiras
ocupadas quando estas estiverem cheias:

Estante A = 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
Estante B = 3 X 0,90 m = 2,70 metros lineares

 Vemos que na estante B, a 4ª prateleira tem apenas parte de seu espaço ocupado.
Logo:

Estante B = 1 X 0,45 m = 0,45 metros lineares

Figura 1.

DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS HORIZONTAIS 

 O acondicionador (caixa) descrito no Artigo 5º da Instrução Normativa nº 004, de 24 de 

setembro de 2009, foi adotado para recolhimento da documentação permanente ao APERS. 

De acordo com o modelo desta caixa, os documentos ficam na posição horizontal. Dessa 

forma, devemos medir o acervo de acordo com a altura externa das caixas: 0,12 m. 

 A ilustração abaixo representa uma estante com caixas horizontais: 

Figura 2.

Podemos mensurar o número de documentos existentes em cada prateleira, 

multiplicando a altura de cada caixa pela quantidade de caixas de cada prateleira. Visualiza-se 

que nas três primeiras prateleiras, há 8 caixas. Assim, cada prateleira (8 x 0,12 m) tem 0,96 

metros lineares. 

 A quarta prateleira contém 5 caixas, assim: 5 x 0,12 m = 0,60 metros lineares. 

TOTAL = (0,96 + 0,96 + 0,96 + 0,60) = 3,48 metros lineares 

 Também podemos mensurar o acervo dessa estante multiplicando o número total de 

caixas pela altura de cada uma: 

TOTAL = (29 x 0,12) = 3,48 metros lineares

DOCUMENTAÇÃO EMPILHADA OU EM MAÇOS 

Quando os documentos estão empilhados ou em maços na posição horizontal, 

mediremos a altura de cada pilha de documentos, conforme visualizamos abaixo, através da 

representação de uma prateleira. 

Figura 3.

A pilha da direita mede 0,25 m e a da esquerda mede 0,45 m. Desta forma, o acervo 

acondicionado nesta prateleira mede 0,70 metros lineares. 

TOTAL = (0,25 + 0,45) = 0,70 metros lineares 

5 DOCUMENTAÇÃO ENCADERNADA OU EM PASTAS “AZ” 

Quando encadernações, livros ou pastas “AZ” estiverem na posição vertical, deverá 

ser mensurado o comprimento das estantes ocupado pelo acervo. Se estiverem na horizontal, 

iremos medir a altura de cada pilha de documentos, como medimos os documentos 

empilhados. 

Figura 4.

TOTAL = (0,25 + 0,55) = 0,80 metros lineares  

Revisão em março-2012 

6 DOCUMENTAÇÃO EM ARQUIVOS DE AÇO 

Quando os documentos estão em arquivos ou fichários de aço, acondicionados em 

pastas suspensas ou pendulares, na posição vertical, devemos medir a profundidade ocupada 

pelos documentos em cada gaveta, em casos de pastas suspensas, e o comprimento da 

prateleira que está ocupado com documentos, em caso de pastas pendulares. Realiza-se 

procedimento semelhante para mensuração de documentos acondicionados em envelopes 

(comum em arquivos médicos). 

Figura 5.

TOTAL = (0,80 + 0,35) = 1,15 metros lineares

Uma pasta contém 15 centímetros de documentos, ou seja, 

0,15 metros lineares. 

TOTAL = (0,80 + 0,35 + 0,15) = 1,30 metros lineares 

DOCUMENTAÇÃO EMPACOTADA E AMONTOADA 

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada será necessário calcular o 

volume (m³) dos documentos através da fórmula abaixo, já que não é possível definir a 

posição dos documentos dentro da embalagem ou a documentação não tem uma única 

posição no caso de amontoada. 

COMPRIMENTO X ALTURA X LARGURA = M³ 

Figura 6.

TOTAL = (0,60 x 0,30 x 0,40) = 0,072 metros cúbicos 

CONVERSÃO = 0,072 x 12 = 0,86 metros lineares

Na imagem abaixo, o amontoado de documentos possui as seguintes medidas: 1m 

de comprimento, 0,80m de altura e 0,25m de largura. Aplicando-se a fórmula apresentada, 

obtém-se o volume de 0,2 m³ e mensuração de 2,4 metros lineares. 

Lembrando que, o ideal é evitar amontoados como essa ilustração. Sempre que 

possível empilhar ou organizar a documentação em acondicionadores adequados, contribuindo 

para sua conservação. 

Figura 7.

Ref. SEARQ-RS

http://www.apers.rs.gov.br/arquivos/1331837018.Orientacoes_para_mensuracao_documentos___segunda_versao_2012.03.pdf