sábado, 24 de outubro de 2015

Organização de Arquivos em Brasília/DF


Organização Arquivística

Entrevista com Edilberto Campos
Consultor em Gestão de Documentos e Historiador formado pela UNB, Brasília-DF
Contato: (61) 99217-6837

O que é preciso para uma empresa organizar os arquivos da área meio?

Contratar uma solução ou solucionador para a organização arquivística não é tarefa fácil. Primeiro que são poucos arquivísticos que tem a visão completa da gestão do documento dentro da empresa, com tratamento e adoção de documentos para tramitação e ou transferência entre as áreas. O Arquivista Edilberto Campos, formado pela UNB, recomenda que as organizações adotem de imediado o tratamento de toda a documentação parada, para que não acumulem e o tratamento fique inviável por conta do preço. O Arquivista Edilberto Campos fala um pouco da solução para organizações de médio e grande porte que armazenam uma quantidade considerável de documentos físicos porem que não dispõem de uma gestão, organização e controle adequada para o armazenamento, consulta e acesso aos documentos físicos.


Ele fala que a organização física dos arquivos obedece a rígidos padrões e técnicas documentais, seguindo normas e leis vigentes. Essa metodologia deve ser adotada internamente por todas as empresas que geram e acumulam documentos.

O levantamento tipológico dos documentos é uma atividade fundamental para conhecer a natureza dos documentos. Após isso, é definido um conceito de organização que considera a possibilidade de expansão do acervo, tanto em relação ao crescimento do seu volume como em relação à diversidade dos assuntos contemplados.

Um dos pontos importantes desse serviço é a organização prévia de todo o acervo documental em questão, fazendo uso de um sistema de apoio a gestão de armazéns e documentos. O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas.

Uma vez estabelecido o objetivo do projeto, o serviço abrange eliminar documentos redundantes (sem valor histórico ou sem valor para processos de negócios e/ou com prazos de retenção vencidos), criar tabelas de temporalidade documental, ordenar e agrupar por títulos, armazenar e reformular a disposição física do arquivo.

Um dos benefícios mais importantes na adoção desse serviço é a redução de até 30% do acervo físico utilizado, através do descarte de material duplicado e desnecessário.

A Solução de Organização Arquivística possibilita os seguintes benefícios:

  • Organização física adequada;
  • Sistema de identificação visual;
  • Padronização dos métodos de arquivamento (saber o que arquivar, onde arquivar e como arquivar);
  • Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
  • Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos;
  • Gestão dos registros vitais;
  • Melhoria da integridade do acervo de documentos;
  • Padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais.
  • Definição do tempo de arquivamento de cada documento;
  • Descarte de documentos com segurança, de acordo com a legislação;

Ele sugere ainda que a digitalização dos documentos físicos seja adotada como última etapa da Solução de Organização Arquivística, garantindo assim segurança, produtividade, agilidade no rastreamento e recuperação de informações à sua empresa.


COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.
Soluções em Gestão da Informação
GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Setor Comercial Sul
QD. 04 Ed. Brasal II 2o. Andar
(61) 3031-8700

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos em Brasília

     GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Electrônica de Documentos é a tecnologia que provê meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar dados e informações existentes em documentos. Essa tecnologia permite aos usuários acessarem os documentos de forma rápida e segura, geralmente via navegador Web de uma intranet corporativa que pode ser acessada internamente ou externamente, mas atualmente nasceu o conceito de armazenamento em Nuvem, que quer dizer que o software ficará em um parque computacional escalável de processamento horizontal. A medida que a demanda por processamento aumentar é possível liberar mais recursos para aplicação dentro de 15 minutos, no máximo. A capacidade de gerenciar documentos eletronicamente é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento. 

     Os documentos formam a massa de conhecimentos da empresa, o GED permite preservar essa massa, esse patrimônio, e organizar eletronicamente para assegurar que a informação necessária esteja pronta quando necessária. 

     Qualquer empresa pode implantar o GED. Escolas; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos como RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing e Informática. 


A COMPLINE avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 



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quarta-feira, 25 de fevereiro de 2015

Curso CDIA+, AIIM ECM Practitioner, AIIM ECM SPECIALIST

Dica para que quer aprender a fazer uso estratégico do imenso volume de informações gerados diariamente, e que é impactado cada vez mais por tecnologias como Big Data, Analytics, Cloud Computing, Mobilidade e negócios pelas plataformas sociais (Social Business).

Para ajudar você a se destacar e aproveitar essa oportunidade, a empresa Guia Business Media, de São Paulo, realizará nos próximos meses, com exclusividade no Brasil, turmas das 2 principais certificações em Gestão de Informações do Mundo, AIIM ECM Certification e CDIA+:

CDIA+ - 24 a 27 de Fevereiro - aprenda a metodologia para o desenvolvimento de projetos para a gestão de documentos, informações não estruturadas e conhecimento

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AIIM ECM Practitioner - 03 à 05 de Março - você terá uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de informação. É indicado para quem deseja ter foco nas bases de desenvolvimento de estratégias de ECM que irão alavancar novas estratégias e melhorar processos de negócio.

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AIIM ECM SPECIALIST - 07 a 09 de Abril - você irá aprender as melhores práticas globais para Implantação de Projetos de Gestão de Informação.

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Fazendo a sua inscrição até o dia 20 de Fevereiro, você ganha 3 meses de acesso ao treinamento online de Introdução à Gestão de Documentos, Conteúdo e Conhecimento e 1 ano de assinatura do Information PRO, nosso programa de educação continuada que inclui 1 ano de assinatura da Revista Information Management e de nossos conteúdos online (palestras mensais, whitepapers, infográficos, e muito mais).

Para ver o conteúdo completo dos treinamentos, assim como valores e formas de participação, acesse os links: 

CDIA+ - http://pages.docmanagement.com.br/treinamento-cdia
AIIM ECM Practitioner - http://pages.docmanagement.com.br/treinamento-ecmp
AIIM ECM Specialist - http://pages.docmanagement.com.br/treinamento-ecms

Segue contato para maiores informações.

Gicelia Azevedo | Desenvolvimento Profissional
Guia Business Media
11 3392-4111 - Ramal 16


Conceitos de Arquivologia

Aproveitando uma aula sobre Arquivologia, do Professor Edilberto Campos, que foi mais direcionada para o tema "Teoria das 3 Idades", resolvi aproveitar esse espaço para compartilhar o que venho aprendendo a respeito do assunto.

Para quem é indicado este estudo?

Para todos os profissionais que trabalham diretamente com documentos no formato (papel, CD, fita, etc.) e que não tem o mínimo de conhecimento a cerca de métodos, tratamentos e técnicas para conversão em potencial informação.

Neste momento irei começar a colocar alguns conceitos sobre arquivologia encontrados na internet. Se eu estiver falando aboboras, por favor me corrijam.

.: 1. Arquivologia

1.1 É um rol de conhecimentos práticos e teóricos, voltados para a organização e gestão de arquivos. Outro, é uma ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos e sua conversão em potencial informação.

São estes:
I organização e direção de arquivos;
II gestão de documentos;
III recuperação da informação;
IV microfilmagem;
V conservação, preservação e restauração de documentos.

 1.2 Documento

É o objeto que transpõe a informação, sendo formado basicamente por SUPORTE (papel, CD, fita) e o DADO ou INFORMAÇÃO (conteúdo registrado).

1.3 Acervo

é a totalidade dos documentos sob custódia do arquivo, numa concepção física e/ou também jurídica. 

1.4 Arquivo

É uma palavra que, dentro mesmo da ciência da arquivologia pode assumir diferentes significados.

1o. É um conjunto de documentos, sendo que independe a natureza ou suporte destes. Estes documentos são reunidos por acumulação natural ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas.

2o. Pode ser o móvel utilizado para a guarda de documentos

3o. Pode ser um prédio ou instituição onde estão preservados os fundos de arquivos. No Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, arquivo é o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas ou suportes, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de Direito Público ou Privado, no desempenho de suas atividades.

.:: Termo definido no Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística: Arquivo é o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas ou suportes, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de Direito Público ou Privado, no desempenho de suas atividades.

1.5 Objetos do arquivo

Preservar o material e;
Torna-lo útil.

Ou seja, Preservação e Utilidade.

1.6 Objetivo da Arquivologia

Cuidar da informação que tem por objetivo tornar-se evidência do que ocorreu.

1.7 Cabe ao profissional em Arquivologia o Planejamento, Implantação, Organização e Direção dos arquivos de informação arquivísticas.

1.8 Etapas do tratamento técnico dos documentos arquivísticos são:

> Arranjo
> Descrição
> Avaliação
> Conservação

O objetivo maior deste blog é ter distribuir o conhecimento necessário para servirem de base para você possa realizar a gestão de documentos.

Continua...


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domingo, 1 de junho de 2014

Conceito de Preservação e Conservação de Documentos Textuais


Preservação

Em um sentido geral, trata-se de toda a ação que se destina à salvaguarda dos registros documentais.

Conservação Preventiva

É um conjunto de medidas e estratégias administrativas, políticas e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a conservação da integridade dos acervos e dos prédios que os abrigam. São ações para adequar o meio ambiente, os modos de acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a degradação. 

Conservação reparadora

Trata-se de toda intervenção na estrutura dos materiais que compõem os documentos, visando melhorar o seu estado físico.

Higienização

Trata da eliminação mecânica de todas as sujidades que se encontram nos documentos e dos agentes considerados agressores, tais como: os clipes oxidados ou não, os excrementos de insetos, os grampos metálicos, os itens generalizados utilizados como marcadores de páginas, as poeiras e, todos os elementos espúrios à estrutura física dos documentos.

Restauração

Considerada como um conjunto de ações técnicas de caráter intervencionista nos suportes dos documentos, a restauração se propõe a executar o trabalho de reversão de danos físicos ou químicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do tempo.

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GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
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O que é digitalização?


Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (ou scanner, scâner, escâner) ou de um transdutor de sinais.

A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escaners, permitem que documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e positivos, microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos digitais, acessíveis em computador. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser armazenados em ambiente digital, o que permite serem disponibilizadas e reutilizadas, como, por exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.

A digitalização também compreende, a conversão para o código digital de sinais de aúdio e imagens em movimento (vídeos), originalmente em outros formatos como as gravações em discos fonográficos em vinil (sulcos) e em sinal eletromagnético analógico gravados em fios, fitas e discos magnéticos.

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Soluções Paperless

 
As tecnologias relacionadas com soluções paperless visam eliminar o uso do papel nas organizações transformando as atividades burocráticas e morosas quanto ao uso de documentação física em rotinas rápidas e prática com o uso de sistemas dinâmicos capazes de otimizar e minimizar o custo e o tempo.

Paperless é a nova cultura organizacional, composta por otimização do processo em conjunto com sistemas informatizados que juntos são capazes de substituir integralmente ou parcialmente a utilização ou o manuseio do papel.

Estudo de Caso:


O Grupo Nexxera, empresa de soluções tecnológicas para o mercado financeiro e mercantil, anuncia o investimento de R$ 4,5 milhões em infraestrutura de TI com o objetivo de oferecer alta disponibilidade aos seus serviços e suportar o crescimento da empresa nos próximos três anos. 
A holding, que tem mais de 400 mil clientes ligados a sua rede, inclusive grandes players dos setores de varejo, bancário e telecomunicações, fechou parcerias com a Alog Data Centers do Brasil, a HP e a Oracle para ampliar sua capacidade tecnológica.
“Precisamos de uma estrutura robusta de TI que suporte o crescimento que estamos planejando para os próximos anos. A meta é aumentar o ambiente e transformá-lo, também, em balanceamento de carga com nosso datacenter principal até 2017”, afirma Rodrigo Clemente, diretor de infraestrutura do Grupo Nexxera. A empresa, que está há 22 anos no mercado, é hoje a terceira maior processadora de pagamentos eletrônicos do país - são 2,2 bilhões de operações por ano - só atrás de Visa e Mastercard.  
No ano passado, o Grupo focou na ampliação do portfólio de empresas, em investimentos que somaram R$ 4,23 milhões na aquisição da NexxPago (pagamentos móveis), Moviu (voltada para soluções para captura de pagamentos) e na criação da NexxCity (desenvolvedora de soluções de gestão financeira para MPEs). Outros R$2,13 milhões foram destinados a infraestrutura e novos negócios, especialmente em P&D das soluções.
Redundância em banco de dados
Com uma parceria de longo tempo com a Oracle, a Nexxera atualizou as licenças de seu banco de dados do standard para o enterprise. Na prática, essa nova solução automatiza a replicação dos dados dos clientes entre dois sites - até o momento, essa replicação era feita manualmente. 
Com isso, a Nexxera, parceiro de nível Gold do Programa Oracle PartnerNetwork, reduz o risco de perda de dados e garante o nível máximo de disponibilidade de atendimento aos clientes. Os equipamentos e serviços dos três parceiros estão em fase de implantação, que deve ser concluída ainda no segundo semestre deste ano.
Estratégia de cloud
Além de garantir alta disponibilidade dos dados e das operações, o investimento nas soluções da HP visa consolidar a estrutura física em virtual, viabilizando um processo de transição para uma estratégia de cloud computing nos próximos anos. “A parceria com a HP é ampla e caracterizada pelo conceito de convergência de infraestrutura, ou seja, nosso cliente confiou a um mesmo fornecedor de redes, armazenamento, processamento de dados, software e serviços”, explicou Luciano Kichalowski Simas, gerente de contas da Sercompe, canal de vendas Platinum HP.
O upgrade inclui a aquisição de oito servidores HP BladeSystem C7000 Enclosure; quatro nós de storage HP StoreVirtual 4730; solução de backup formada pelo HP StoreOnce 4420 e pelo software HP Data Protector, que reduziu a janela de backup do banco de dados da Nexxera de 20 horas para apenas três horas, e permitiu ocupar menos espaço em disco em virtude da desduplicação dos dados; e dois appliances HP Virtual Connect, que maximizam e simplificam o uso da rede com a virtualização.
Terceiro datacenter
A parceria com a Alog Data Centers do Brasil, uma das principais operadoras de serviços de TI no país e parte da plataforma global Equinix, contempla a hospedagem do ambiente do Grupo Nexxera em um datacenter Tier III, que possui padrões internacionais de qualidade e segurança. 
“Esta característica é essencial para a Nexxera, já que todos os dados financeiros que passam pelo sistema precisam estar protegidos”, diz Rodrigo Guerrero, diretor comercial da Alog. “Estamos preparados não apenas para acompanhar, mas também contribuir com o crescimento deste parceiro nos próximos anos”, conclui o executivo.
Atualmente, a Nexxera possui outros dois datacenters: um na sede em Florianópolis, para as operações internas da empresa, e outro em São Paulo, onde estão hospedadas as aplicações comerciais.
O Grupo Nexxera tem mais 21 anos de experiência e é referência em processos de integração eletrônica, processos digitais baseados em ambiente paperless e gerenciamento de relações das empresas com suas cadeias de valor. Recentemente, obteve a certificação PCI DSS 2.0, uma das mais complexas do mercado, que atesta o grau de segurança no processamento de informações. Hoje, a companhia tem mais de 400 mil empresas ligadas a sua rede e possui clientes como Bradesco, Santander, Itaú, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal, Walmart, GM, Bosh, Cemig, Sadia, Tim e Telefônica.

Fonte:http://computerworld.com.br/gestao/2014/09/11/grupo-nexxera-investe-r-4-5-milhoes-em-ambiente-de-alta-disponibilidade/

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