Organização de Arquivos em Brasília/DF

Organização Arquivística

Entrevista com Edilberto Campos
Consultor em Gestão de Documentos e Historiador formado pela UNB, Brasília-DF
Contato: (61) 99217-6837

O que é preciso para uma empresa organizar os arquivos da área meio?

Contratar uma solução ou solucionador para a organização arquivística não é tarefa fácil. Primeiro que são poucos arquivísticos que tem a visão completa da gestão do documento dentro da empresa, com tratamento e adoção de documentos para tramitação e ou transferência entre as áreas. O Arquivista Edilberto Campos, formado pela UNB, recomenda que as organizações adotem de imediado o tratamento de toda a documentação parada, para que não acumulem e o tratamento fique inviável por conta do preço. O Arquivista Edilberto Campos fala um pouco da solução para organizações de médio e grande porte que armazenam uma quantidade considerável de documentos físicos porem que não dispõem de uma gestão, organização e controle adequada para o armazenamento, consulta e acesso aos documentos físicos.

Ele fala que a organização física dos arquivos obedece a rígidos padrões e técnicas documentais, seguindo normas e leis vigentes. Essa metodologia deve ser adotada internamente por todas as empresas que geram e acumulam documentos. O levantamento tipológico dos documentos é uma atividade fundamental para conhecer a natureza dos documentos. Após isso, é definido um conceito de organização que considera a possibilidade de expansão do acervo, tanto em relação ao crescimento do seu volume como em relação à diversidade dos assuntos contemplados. Um dos pontos importantes desse serviço é a organização prévia de todo o acervo documental em questão, fazendo uso de um sistema de apoio a gestão de armazéns e documentos. O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas.

Uma vez estabelecido o objetivo do projeto, o serviço abrange eliminar documentos redundantes (sem valor histórico ou sem valor para processos de negócios e/ou com prazos de retenção vencidos), criar tabelas de temporalidade documental, ordenar e agrupar por títulos, armazenar e reformular a disposição física do arquivo.

Um dos benefícios mais importantes na adoção desse serviço é a redução de até 30% do acervo físico utilizado, através do descarte de material duplicado e desnecessário.

A Solução de Organização Arquivística possibilita os seguintes benefícios:

• Organização física adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento (saber o que arquivar, onde arquivar e como arquivar);
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos;
• Gestão dos registros vitais;
• Melhoria da integridade do acervo de documentos;
• Padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais.
• Definição do tempo de arquivamento de cada documento;
• Descarte de documentos com segurança, de acordo com a legislação;

Ele sugere ainda que a digitalização dos documentos físicos seja adotada como última etapa da Solução de Organização Arquivística, garantindo assim segurança, produtividade, agilidade no rastreamento e recuperação de informações à sua empresa.

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