Organização de Arquivos em Brasília/DF

Organização Arquivística

Entrevista com Edilberto Campos
Consultor em Gestão de Documentos e Historiador formado pela UNB, Brasília-DF
Contato: (61) 99217-6837

O que é preciso para uma empresa organizar os arquivos da área meio?

Contratar uma solução ou solucionador para a organização arquivística não é tarefa fácil. Primeiro que são poucos arquivísticos que tem a visão completa da gestão do documento dentro da empresa, com tratamento e adoção de documentos para tramitação e ou transferência entre as áreas. O Arquivista Edilberto Campos, formado pela UNB, recomenda que as organizações adotem de imediado o tratamento de toda a documentação parada, para que não acumulem e o tratamento fique inviável por conta do preço. O Arquivista Edilberto Campos fala um pouco da solução para organizações de médio e grande porte que armazenam uma quantidade considerável de documentos físicos porem que não dispõem de uma gestão, organização e controle adequada para o armazenamento, consulta e acesso aos documentos físicos.

Ele fala que a organização física dos arquivos obedece a rígidos padrões e técnicas documentais, seguindo normas e leis vigentes. Essa metodologia deve ser adotada internamente por todas as empresas que geram e acumulam documentos. O levantamento tipológico dos documentos é uma atividade fundamental para conhecer a natureza dos documentos. Após isso, é definido um conceito de organização que considera a possibilidade de expansão do acervo, tanto em relação ao crescimento do seu volume como em relação à diversidade dos assuntos contemplados. Um dos pontos importantes desse serviço é a organização prévia de todo o acervo documental em questão, fazendo uso de um sistema de apoio a gestão de armazéns e documentos. O objetivo é criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas.

Uma vez estabelecido o objetivo do projeto, o serviço abrange eliminar documentos redundantes (sem valor histórico ou sem valor para processos de negócios e/ou com prazos de retenção vencidos), criar tabelas de temporalidade documental, ordenar e agrupar por títulos, armazenar e reformular a disposição física do arquivo.

Um dos benefícios mais importantes na adoção desse serviço é a redução de até 30% do acervo físico utilizado, através do descarte de material duplicado e desnecessário.

A Solução de Organização Arquivística possibilita os seguintes benefícios:

• Organização física adequada;
• Sistema de identificação visual;
• Padronização dos métodos de arquivamento (saber o que arquivar, onde arquivar e como arquivar);
• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
• Eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos;
• Gestão dos registros vitais;
• Melhoria da integridade do acervo de documentos;
• Padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais.
• Definição do tempo de arquivamento de cada documento;
• Descarte de documentos com segurança, de acordo com a legislação;

Ele sugere ainda que a digitalização dos documentos físicos seja adotada como última etapa da Solução de Organização Arquivística, garantindo assim segurança, produtividade, agilidade no rastreamento e recuperação de informações à sua empresa.

COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.

Soluções em Gestão da Informação

GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

http://www.compline.com.br

Setor Comercial Sul
QD. 04 Ed. Brasal II 2o. Andar

(61) 3031-8700

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos em Brasília

     GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Electrônica de Documentos é a tecnologia que provê meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar dados e informações existentes em documentos. Essa tecnologia permite aos usuários acessarem os documentos de forma rápida e segura, geralmente via navegador Web de uma intranet corporativa que pode ser acessada internamente ou externamente, mas atualmente nasceu o conceito de armazenamento em Nuvem, que quer dizer que o software ficará em um parque computacional escalável de processamento horizontal. A medida que a demanda por processamento aumentar é possível liberar mais recursos para aplicação dentro de 15 minutos, no máximo. A capacidade de gerenciar documentos eletronicamente é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento. 

     Os documentos formam a massa de conhecimentos da empresa, o GED permite preservar essa massa, esse patrimônio, e organizar eletronicamente para assegurar que a informação necessária esteja pronta quando necessária. 

     Qualquer empresa pode implantar o GED. Escolas; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos como RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing e Informática. 

A COMPLINE avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 

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Curso CDIA+, AIIM ECM Practitioner, AIIM ECM SPECIALIST

Dica para que quer aprender a fazer uso estratégico do imenso volume de informações gerados diariamente, e que é impactado cada vez mais por tecnologias como Big Data, Analytics, Cloud Computing, Mobilidade e negócios pelas plataformas sociais (Social Business).

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Segue contato para maiores informações.

Gicelia Azevedo | Desenvolvimento Profissional
Guia Business Media
11 3392-4111 - Ramal 16

Conceitos de Arquivologia

Aproveitando uma aula sobre Arquivologia, do Professor Edilberto Campos, que foi mais direcionada para o tema "Teoria das 3 Idades", resolvi aproveitar esse espaço para compartilhar o que venho aprendendo a respeito do assunto.

Para quem é indicado este estudo?

Para todos os profissionais que trabalham diretamente com documentos no formato (papel, CD, fita, etc.) e que não tem o mínimo de conhecimento a cerca de métodos, tratamentos e técnicas para conversão em potencial informação.

Neste momento irei começar a colocar alguns conceitos sobre arquivologia encontrados na internet. Se eu estiver falando aboboras, por favor me corrijam.

.: 1. Arquivologia

1.1 É um rol de conhecimentos práticos e teóricos, voltados para a organização e gestão de arquivos. Outro, é uma ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos e sua conversão em potencial informação.

São estes:
I organização e direção de arquivos;
II gestão de documentos;
III recuperação da informação;
IV microfilmagem;
V conservação, preservação e restauração de documentos.

 1.2 Documento

É o objeto que transpõe a informação, sendo formado basicamente por SUPORTE (papel, CD, fita) e o DADO ou INFORMAÇÃO (conteúdo registrado).

1.3 Acervo

é a totalidade dos documentos sob custódia do arquivo, numa concepção física e/ou também jurídica. 

1.4 Arquivo

É uma palavra que, dentro mesmo da ciência da arquivologia pode assumir diferentes significados.

1o. É um conjunto de documentos, sendo que independe a natureza ou suporte destes. Estes documentos são reunidos por acumulação natural ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas.

2o. Pode ser o móvel utilizado para a guarda de documentos

3o. Pode ser um prédio ou instituição onde estão preservados os fundos de arquivos. No Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, arquivo é o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas ou suportes, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de Direito Público ou Privado, no desempenho de suas atividades.

.:: Termo definido no Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística: Arquivo é o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas ou suportes, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de Direito Público ou Privado, no desempenho de suas atividades.

1.5 Objetos do arquivo

Preservar o material e;
Torna-lo útil.

Ou seja, Preservação e Utilidade.

1.6 Objetivo da Arquivologia

Cuidar da informação que tem por objetivo tornar-se evidência do que ocorreu.

1.7 Cabe ao profissional em Arquivologia o Planejamento, Implantação, Organização e Direção dos arquivos de informação arquivísticas.

1.8 Etapas do tratamento técnico dos documentos arquivísticos são:

> Arranjo
> Descrição
> Avaliação
> Conservação

O objetivo maior deste blog é ter distribuir o conhecimento necessário para servirem de base para você possa realizar a gestão de documentos.

Continua...

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