ORIENTAÇÕES PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS
DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS VERTICAIS
Quando os documentos estão acondicionados na posição vertical, a medida linear do
acervo tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos
arquivos de aço. Os espaços vazios devem ser desprezados quando o acervo está sendo
mensurado. Eles só serão medidos quando for necessário saber qual espaço disponível para
recebimento de documentação.
Assim, devemos multiplicar a medida da largura das caixas pelo número de prateleiras
ocupadas quando estas estiverem cheias:
Estante A = 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
Estante B = 3 X 0,90 m = 2,70 metros lineares
Vemos que na estante B, a 4ª prateleira tem apenas parte de seu espaço ocupado.
Logo:
Estante B = 1 X 0,45 m = 0,45 metros lineares
Figura 1.
DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS HORIZONTAIS
O acondicionador (caixa) descrito no Artigo 5º da Instrução Normativa nº 004, de 24 de
setembro de 2009, foi adotado para recolhimento da documentação permanente ao APERS.
De acordo com o modelo desta caixa, os documentos ficam na posição horizontal. Dessa
forma, devemos medir o acervo de acordo com a altura externa das caixas: 0,12 m.
A ilustração abaixo representa uma estante com caixas horizontais:
Figura 2.
Podemos mensurar o número de documentos existentes em cada prateleira,
multiplicando a altura de cada caixa pela quantidade de caixas de cada prateleira. Visualiza-se
que nas três primeiras prateleiras, há 8 caixas. Assim, cada prateleira (8 x 0,12 m) tem 0,96
metros lineares.
A quarta prateleira contém 5 caixas, assim: 5 x 0,12 m = 0,60 metros lineares.
TOTAL = (0,96 + 0,96 + 0,96 + 0,60) = 3,48 metros lineares
Também podemos mensurar o acervo dessa estante multiplicando o número total de
caixas pela altura de cada uma:
TOTAL = (29 x 0,12) = 3,48 metros lineares
DOCUMENTAÇÃO EMPILHADA OU EM MAÇOS
Quando os documentos estão empilhados ou em maços na posição horizontal,
mediremos a altura de cada pilha de documentos, conforme visualizamos abaixo, através da
representação de uma prateleira.
Figura 3.
A pilha da direita mede 0,25 m e a da esquerda mede 0,45 m. Desta forma, o acervo
acondicionado nesta prateleira mede 0,70 metros lineares.
TOTAL = (0,25 + 0,45) = 0,70 metros lineares
5 DOCUMENTAÇÃO ENCADERNADA OU EM PASTAS “AZ”
Quando encadernações, livros ou pastas “AZ” estiverem na posição vertical, deverá
ser mensurado o comprimento das estantes ocupado pelo acervo. Se estiverem na horizontal,
iremos medir a altura de cada pilha de documentos, como medimos os documentos
empilhados.
Figura 4.
TOTAL = (0,25 + 0,55) = 0,80 metros lineares
Revisão em março-2012
6 DOCUMENTAÇÃO EM ARQUIVOS DE AÇO
Quando os documentos estão em arquivos ou fichários de aço, acondicionados em
pastas suspensas ou pendulares, na posição vertical, devemos medir a profundidade ocupada
pelos documentos em cada gaveta, em casos de pastas suspensas, e o comprimento da
prateleira que está ocupado com documentos, em caso de pastas pendulares. Realiza-se
procedimento semelhante para mensuração de documentos acondicionados em envelopes
(comum em arquivos médicos).
Figura 5.
TOTAL = (0,80 + 0,35) = 1,15 metros lineares
Uma pasta contém 15 centímetros de documentos, ou seja,
0,15 metros lineares.
TOTAL = (0,80 + 0,35 + 0,15) = 1,30 metros lineares
DOCUMENTAÇÃO EMPACOTADA E AMONTOADA
Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada será necessário calcular o
volume (m³) dos documentos através da fórmula abaixo, já que não é possível definir a
posição dos documentos dentro da embalagem ou a documentação não tem uma única
posição no caso de amontoada.
COMPRIMENTO X ALTURA X LARGURA = M³
Figura 6.
TOTAL = (0,60 x 0,30 x 0,40) = 0,072 metros cúbicos
CONVERSÃO = 0,072 x 12 = 0,86 metros lineares
Na imagem abaixo, o amontoado de documentos possui as seguintes medidas: 1m
de comprimento, 0,80m de altura e 0,25m de largura. Aplicando-se a fórmula apresentada,
obtém-se o volume de 0,2 m³ e mensuração de 2,4 metros lineares.
Lembrando que, o ideal é evitar amontoados como essa ilustração. Sempre que
possível empilhar ou organizar a documentação em acondicionadores adequados, contribuindo
para sua conservação.
Figura 7.
Ref. SEARQ-RS
http://www.apers.rs.gov.br/arquivos/1331837018.Orientacoes_para_mensuracao_documentos___segunda_versao_2012.03.pdf
