ORIENTAÇÕES PARA MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS TEXTUAIS

 
ORIENTAÇÕES PARA MENSURAÇÃO DE  DOCUMENTOS TEXTUAIS  


DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS VERTICAIS

Quando os documentos estão acondicionados na posição vertical, a medida linear do
acervo tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos
arquivos de aço. Os espaços vazios devem ser desprezados quando o acervo está sendo
mensurado. Eles só serão medidos quando for necessário saber qual espaço disponível para
recebimento de documentação.

Assim, devemos multiplicar a medida da largura das caixas pelo número de prateleiras
ocupadas quando estas estiverem cheias:

Estante A = 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
Estante B = 3 X 0,90 m = 2,70 metros lineares

 Vemos que na estante B, a 4ª prateleira tem apenas parte de seu espaço ocupado.
Logo:

Estante B = 1 X 0,45 m = 0,45 metros lineares

Figura 1.

DOCUMENTAÇÃO ACONDICIONADA EM CAIXAS HORIZONTAIS 

 O acondicionador (caixa) descrito no Artigo 5º da Instrução Normativa nº 004, de 24 de 

setembro de 2009, foi adotado para recolhimento da documentação permanente ao APERS. 

De acordo com o modelo desta caixa, os documentos ficam na posição horizontal. Dessa 

forma, devemos medir o acervo de acordo com a altura externa das caixas: 0,12 m. 

 A ilustração abaixo representa uma estante com caixas horizontais: 

Figura 2.

Podemos mensurar o número de documentos existentes em cada prateleira, 

multiplicando a altura de cada caixa pela quantidade de caixas de cada prateleira. Visualiza-se 

que nas três primeiras prateleiras, há 8 caixas. Assim, cada prateleira (8 x 0,12 m) tem 0,96 

metros lineares. 

 A quarta prateleira contém 5 caixas, assim: 5 x 0,12 m = 0,60 metros lineares. 

TOTAL = (0,96 + 0,96 + 0,96 + 0,60) = 3,48 metros lineares 

 Também podemos mensurar o acervo dessa estante multiplicando o número total de 

caixas pela altura de cada uma: 

TOTAL = (29 x 0,12) = 3,48 metros lineares

DOCUMENTAÇÃO EMPILHADA OU EM MAÇOS 

Quando os documentos estão empilhados ou em maços na posição horizontal, 

mediremos a altura de cada pilha de documentos, conforme visualizamos abaixo, através da 

representação de uma prateleira. 

Figura 3.

A pilha da direita mede 0,25 m e a da esquerda mede 0,45 m. Desta forma, o acervo 

acondicionado nesta prateleira mede 0,70 metros lineares. 

TOTAL = (0,25 + 0,45) = 0,70 metros lineares 

5 DOCUMENTAÇÃO ENCADERNADA OU EM PASTAS “AZ” 

Quando encadernações, livros ou pastas “AZ” estiverem na posição vertical, deverá 

ser mensurado o comprimento das estantes ocupado pelo acervo. Se estiverem na horizontal, 

iremos medir a altura de cada pilha de documentos, como medimos os documentos 

empilhados. 

Figura 4.

TOTAL = (0,25 + 0,55) = 0,80 metros lineares  

Revisão em março-2012 

6 DOCUMENTAÇÃO EM ARQUIVOS DE AÇO 

Quando os documentos estão em arquivos ou fichários de aço, acondicionados em 

pastas suspensas ou pendulares, na posição vertical, devemos medir a profundidade ocupada 

pelos documentos em cada gaveta, em casos de pastas suspensas, e o comprimento da 

prateleira que está ocupado com documentos, em caso de pastas pendulares. Realiza-se 

procedimento semelhante para mensuração de documentos acondicionados em envelopes 

(comum em arquivos médicos). 

Figura 5.

TOTAL = (0,80 + 0,35) = 1,15 metros lineares

Uma pasta contém 15 centímetros de documentos, ou seja, 

0,15 metros lineares. 

TOTAL = (0,80 + 0,35 + 0,15) = 1,30 metros lineares 

DOCUMENTAÇÃO EMPACOTADA E AMONTOADA 

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada será necessário calcular o 

volume (m³) dos documentos através da fórmula abaixo, já que não é possível definir a 

posição dos documentos dentro da embalagem ou a documentação não tem uma única 

posição no caso de amontoada. 

COMPRIMENTO X ALTURA X LARGURA = M³ 

Figura 6.

TOTAL = (0,60 x 0,30 x 0,40) = 0,072 metros cúbicos 

CONVERSÃO = 0,072 x 12 = 0,86 metros lineares

Na imagem abaixo, o amontoado de documentos possui as seguintes medidas: 1m 

de comprimento, 0,80m de altura e 0,25m de largura. Aplicando-se a fórmula apresentada, 

obtém-se o volume de 0,2 m³ e mensuração de 2,4 metros lineares. 

Lembrando que, o ideal é evitar amontoados como essa ilustração. Sempre que 

possível empilhar ou organizar a documentação em acondicionadores adequados, contribuindo 

para sua conservação. 

Figura 7.

Ref. SEARQ-RS

http://www.apers.rs.gov.br/arquivos/1331837018.Orientacoes_para_mensuracao_documentos___segunda_versao_2012.03.pdf