As soluções, pela simplicidade e pelo custo acessível, podem ser utilizadas por empresas de todos os portes e segmentos. O uso pode ser tanto departamental (centralizado) quanto distribuído (descentralizado em lojas, filiais, agências, entre outros)
Esta flexibilidade na aplicação da solução somente é possível graças a sua adequação a diferentes processos e tipos de documentos.
Os seguintes segmentos podem se beneficiar de nossas soluções:
Concessionárias
Concessionárias e revendas de veículos novos ou semi-novos precisam guardar inúmeros documentos de clientes em seus cadastros: notas fiscais, comprovantes de rendimento, imposto de renda, certidões negativas, balanços, fotocópias de documentos pessoais, comprovantes de endereços, etc. Praticamente todos os documentos são fotocópias que permitem eliminação e descarte.
Os cadastros sofrem freqüentes consultas para financiamentos, análises de crédito, autorizações de manutenção e compras de veículos. Tantas consultas resultam em extravios de documentos, além de arquivamento em pastas e locais errados.
Existem situações em que documentos são armazenados em arquivos e lugares distantes, sendo assim funcionários que precisam dos documentos para pesquisas saem de suas mesas por alguns momentos, o que acarreta demora no atendimento aos clientes, ocasionando prejuízos que nem sempre podem ser mensurados.
Oferecemos soluções para preservar seus documentos e agilizar o atendimento aos seus clientes. Através de nosso auxílio e das nossas soluções sua empresa poderá digitalizar, indexar e armazenar documentos de cadastros de clientes, possibilitando a visualização e a impressão de qualquer documento em qualquer computador. Isto permite a eliminação de cópias e guarda de documentos fotocopiados, racionalizando espaços e propiciando melhor atendimento a clientes, com um diferencial altamente competitivo.
Em concessionárias ou revendas que possuem mais de uma loja, a digitalização pode ser realizada de forma distribuída nos casos em que a analise é realizada pela matriz.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Maior controle da documentação, diminuindo riscos em relação à procedência do automóvel;
- Redução de custos com cópias, logística e impressão de documentos;
- Redução do espaço físico de armazenamento visto que apenas 20% dos documentos necessitam ser originais;
- Agilidade na consulta de documentos. A documentação fica disponível online e pode ser acessada a qualquer hora, de qualquer lugar;
- Aumento da segurança das informações armazenadas;
Condominal
Com as alterações legais, a responsabilidade dos Síndicos de Condomínios, quanto à guarda de documentos, aumentou em muito. Ainda, os condôminos têm direito ao livre acesso aos mesmos.
Podemos oferecer uma solução simples, rápida e prática. Toda a documentação do condomínio é digitalizada, disponibilizada aos condôminos pela Internet e os originais são armazenados de forma segura.
Com isso eliminam-se os atritos, reduzem-se as despesas, melhoram-se as relações do grupo social, cumpre-se integralmente a Lei e, dá-se maior segurança na atuação do Síndico.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Organização dos processos em meio eletrônico facilitando a busca de informações e documentos;
- Redução de custos com cópias, impressões, correios e malotes;
- Agilidade na consulta de documentos. A documentação fica disponível online e pode ser acessada a qualquer hora, de qualquer lugar;
- Aumento da segurança das informações armazenadas;
Contábil
As áreas de Contabilidade e Controladoria são responsáveis pelo recebimento e registro de informações das empresas. Organizam, controlam e verificam documentos em papel a todo instante. Grandes quantidades de documentos são manuseadas diariamente, impondo a necessidade de rigoroso controle, arquivo e guarda dos documentos recebidos e expedidos.
Além disso, os documentos precisam estar disponíveis a qualquer instante para consultas, verificações e auditorias.
Diante destas premissas e considerando que estas áreas, quase sempre, são as que reúnem a maior quantidade de papéis, é imperativa a necessidade da implantação de metodologias e procedimentos que resultem buscas ágeis e eficientes sistemas de localização e guarda.
Podemos auxiliar seu escritório contábil digitalizando, indexando e armazenando os documentos de controladoria e contabilidade, assim como dispondo de serviços de guarda dos originais em papel além de serviços de malote expresso.
Os documentos de contabilidade possuem características diferenciadas, tendo em vista que possuem tamanhos e formatos variados. Todos os documentos são digitalizados manualmente, um a um, o que torna o serviço trabalhoso e demorado, porém altamente eficaz.
As auditorias realizadas têm aceito os documentos digitalizados e raramente solicitam originais, desta forma o trabalho de todos tem sido beneficiado e agilizado, com prontas respostas aos interesses comuns.
Comprovantes para fundamentar processos em defesa de ações judiciais estão sendo atendidos prontamente, evitando-se com isso consideráveis prejuízos financeiros e economizando tempo.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Redução de custos com cópia, impressão e logística de documentos;
- Fidelização de clientes, já que o escritório contábil pode disponibilizar documentos, como guias de impostos e folhas de pagamento, para seus clientes acessarem online;
- Maior segurança no armazenamento de documentos e informações;
- Disponibilidade dos documentos a qualquer momento, de qualquer lugar;
- Redução no tempo de localização de documentos;
- Ganho de espaço físico para seu escritório;
As áreas de Recursos Humanos manuseiam com elevada freqüência os arquivos com pastas de seus funcionários, especialmente os documentos correspondentes aos arquivos ativos.
Não obstante, arquivos inativos também são consultados, para se localizar comprovantes para aposentadorias, obtenção de benefícios, ações judiciais e diversos outros motivos.
Documentos de RH são de guarda permanente e para facilitar a gestão e manuseio desses documentos, podemos apresentar a sua empresa soluções inovadoras e eficientes de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos que compõe os prontuários de seus funcionários.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Agilidade no atendimento de processos trabalhistas;
- Redução de custos com cópias, impressões, logística e extravio de documentos;
- Agilidade na formalização de contratos de trabalho;
- Redução de espaço físico de armazenamento de documentos;
- Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações referentes ao quadro de funcionários ativo e inativo;
As Instituições de Ensino (escolas, faculdades, universidades, cursos técnicos, cursos gerais), de uma maneira geral, são uma das grandes geradoras de documentos em papel.
Documentos acadêmicos como históricos escolares, provas, currículos de professores, documentos de RH, precisam ser preservados por prazos determinados.
Transferências de cursos, trancamentos e reaberturas de matrículas, revisões de provas, conclusões de cursos, aprovação em concursos, entre outros, são situações que tornam imperativa a rapidez e eficiência para a localização de documentos e informações.
Nos estabelecimentos de ensino existe uma grande dificuldade em se localizar documentos de alunos, especialmente de ex-alunos, que já saíram do estabelecimento há anos. O aluno, ao requerer seu histórico escolar, por exemplo, leva dias para tê-lo em mãos. Isso ocorre por muitos motivos, mas em especial por causa do grande volume de documentos que essas instituições possuem e da falta de adoção de um eficiente controle, o que faz com que a procura seja mais demorada.
Podemos auxiliar sua instituição de ensino a acabar com esses “contratempos”, desgastes e insatisfações, provocados pela demora no atendimento. Através de nosso auxílio e das nossas soluções sua instituição de ensino poderá digitalizar toda a documentação dos alunos (históricos, certidões, dados cadastrais, controles financeiros, etc.) e arquivar eletronicamente essas documentações em um eficiente sistema de gestão de documentos. Dessa forma o trabalho de todos pode ser beneficiado com muita agilidade, em poucos minutos.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Redução de espaço físico de armazenamento de documentos;
- Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações referente a vida acadêmica do aluno;
- Redução de custos com cópias, impressões e extravios de documentos;
Entre todos os processos e atividades desenvolvidas pelas instituições financeiras, as operações de crédito estão entre as principais atividades relacionadas ao “core business” destas entidades. Avaliar o perfil do cliente, receber e analisar documentos, formalizar o processo e liberar os recursos estão no cerne das preocupações dos bancos.
Nos processos de concessão, para confirmar a veracidade das informações, hoje, as instituições solicitam uma série de documentos, que incluem análise cadastral, financeira, idoneidade e análise patrimonial. Cumprir e ter acesso a todos os documentos é um processo extremamente necessário, porém que demanda tempo e investimentos. Considerando principalmente que as análises de crédito, na maioria das instituições, são realizadas por uma central, o processo acaba se tornando caro e demorado. De modo geral, podemos ressaltar os gastos com cópias, transporte, pessoal e arquivo.
Como questões como segurança e agilidade sempre estiveram entre as principais preocupações das instituições financeiras, buscar formas de agilizar este processo e reduzir custos, sem abrir mão da segurança necessária, está entre os grandes desafios das instituições.
Neste contexto, os investimentos em tecnologia chegam para solucionar dilemas como morosidade, custos com transporte, além do grande volume de arquivos físicos. A digitalização aparece como uma das alternativas mais promissoras e eficientes para tornar o processo de análise e concessão de crédito mais rápido e seguro, contribuindo também às questões de sustentabilidade e preservação do meio ambiente.
A digitalização de documentos pode reduzir desde os gastos com as cópias físicas, como com o transporte e o armazenamento físico dos documentos. Ou seja, poupa-se tempo e dinheiro. Sem dúvida, a digitalização chegou para redefinir as operações financeiras, resultando em benefícios às próprias instituições e aos respectivos clientes, com o aumento de segurança, agilidade e facilitações operacionais.
Nossa empresa possui experiência na prestação de serviços de consultoria, instalação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, scanners e equipamentos. Essas soluções têm permitido a qualquer órgão público que digitalize e atualize os documentos de seu interesse.
Órgãos públicos administrativos produzem uma grande quantidade de documentos em papel que precisam ser guardados, preservados e estarem sempre disponíveis.
Percebendo essas necessidades e as suas vantagens, podemos apresentar nossas soluções para que o órgão publico possa digitalizar, converter imagens em textos, indexar e armazenar projetos de leis e leis, assim como para montar centros de documentação e digitalização.
Com os documentos digitalizados e armazenados eletronicamente, há mais agilidade, segurança e redução de custos. Isto significa também que, com esses procedimentos, o agente público possa de forma simples e rápida ter acesso imediatamente a todos os documentos permitindo a tomada de decisão.
Também podemos realizar serviços de organização de arquivos, incluindo elaboração de Tabelas de Temporalidade, classificação de documentos, descartes, substituições de caixas, etc.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Redução de custos com cópias, impressões, logística e extravio de documentos;
- Redução de espaço físico de armazenamento de documentos;
- Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações;
Com o crescimento acentuado do setor imobiliário no Brasil as empresas precisam cada vez mais apoiar-se na tecnologia para cumprir prazos e alcançar metas.
Para agilizar a localização de documentos de imóveis e oferecer transparência na relação com seus clientes, as construtoras e imobiliárias podem fazer uso das soluções de gerenciamento eletrônico de documentos.
Toda a extensa lista de documentos exigidas em processos de compra, venda e locação de imóveis que antes era copiada, arquivada em pastas físicas e enviada pelo correio ou por malote para os clientes, passa a ser digitalizada e armazenada em um portal da Internet para consulta online.
Assim, os documentos ficam acessíveis facilmente, aumentando a produtividade dos funcionários, que não precisam mais perder tempo buscando documentos em arquivos físicos.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Facilidade em pesquisa para aprovação de cadastro em novas locações;
- Economia de tempo na procura de documentos, aumentando a produtividade da equipe;
- Os documentos ficam disponíveis online e podem ser acessados de forma segura a qualquer hora e de qualquer lugar;
- Garantia de guarda de documentos importantes, relacionados aos proprietários, locatários e impostos;
- Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos;
- Agilidade na formalização de contratos;
Para manter a competitividade as indústrias precisam se modernizar em todos os sentidos, seja na renovação de seus equipamentos, na evolução de seus produtos, no atendimento aos seus clientes, na permanente inovação das ferramentas ou metodologias de trabalho.
O compartilhamento das informações e disseminação do conhecimento se tornou essencial, impondo novas maneiras de registros, gestão e guarda de documentos.
A área jurídica é uma das maiores geradoras de documentos em papel. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos acumulam quantidades imensas de pesados e volumosos processos que transitam diariamente e demandam espaços físicos para arquivamento e guarda.
Esses processos precisam ser acompanhados, analisados e respondidos e prazos precisam ser cumpridos, exigindo rigorosa organização e rapidez para a tomada de decisões, sob pena de irreparáveis prejuízos.
Muitos desses documentos precisam ser consultados simultaneamente impondo a tiragem de fotocópias e os seus conseqüentes custos.
Diante destas situações nossas soluções tem se posicionado como uma forte aliada dos escritórios e dos departamentos jurídicos das empresas, analisando, planejando e propondo soluções para racionalizar trabalhos, reduzir custos e agilizar a atividade processual.
Através do nosso auxílio e das nossas soluções você poderá digitalizar e controlar todos os seus processos judiciais (trabalhistas, cíveis, tributários, societários, entre outros) substituindo as cópias e impressões de documentos físicos por documentos digitais além de ter a sua disposição uma poderosa ferramenta de busca documental.
Armazene, distribua e pesquise seus documentos e processos diretamente na Web. Tenha total visibilidade dos seus processos em qualquer lugar e a qualquer hora. Disponibilize comprovantes e outros documentos para seus clientes, sem custos de logística, impressão e perda de tempo, possibilitando um atendimento de melhor qualidade e agilidade ao seu cliente.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Organização dos processos em meio eletrônico facilitando a busca de informações e documentos;
- Pesquisa por qualquer palavra no processo;
- Pesquisa rápida por indexadores;
- Consulta 100% web;
- Redução de custos com cópias, impressões, correios e malotes;
- Liberação de espaço físico no escritório;
Prontuários médico-hospitalares devem ser preservados por 20 anos, podendo sê-lo na forma de imagens digitais, conforme o Conselho Federal de Medicina (CFM).
A guarda de documentos em papel, além de volumosos e complexos, requer grandes e caros espaços, além de pessoal, se não especializado, ao menos muito disposto a conservá-los em ordem.
O uso de imagens digitais garante que o acervo seja conservado na forma mais adequada, não só para cumprimento de requisitos legais, mas, principalmente, para agilizar e facilitar o trabalho dos profissionais de saúde, em quaisquer locais de trabalho, e mesmo remotamente.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Digitalização de prontuários e documentos administrativos;
- Agilidade na produção de pesquisa médica e estudos clínicos;
- Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações, documentos e históricos dos pacientes em qualquer lugar e a qualquer momento;
- Redução do espaço físico de armazenamento;
- Temporalidade dos documentos referente a vida médica do paciente;
- Aumento da segurança das informações armazenadas;
As informações são a alma de uma seguradora. Frente a desafios como receitas decrescentes, aumento dos pedidos de indenização e risco de fraudes, as seguradoras só conseguem competir e prosperar se tiverem as informações mais precisas e atualizadas sobre clientes, apólices, pedidos de indenização e finanças, entre outras.
Possibilitamos às seguradoras e corretoras de seguros dinamizar e aperfeiçoar o fluxo de informações entre unidades de negócio e processos, reduzir custos e riscos, aumentar a eficiência de vendas e atendimento a clientes e obter conformidade com os regulamentos.
As apólices digitais (através do uso da assinatura digital) já têm o mesmo valor jurídico que uma apólice tradicional em papel. Elas foram regulamentadas pela Superintendência de Seguros Privados (Susep) em 2004. Com isso, as corretoras conseguem hoje proteger e organizar suas atividades, transformando os grandes arquivos físicos e limitados para os digitalizados e armazenados em servidores.
Veja alguns dos benefícios para o seu negócio:
- Agilidade no processo de renovação do seguro, com documentos armazenados dos bens segurados;
- Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos;
- Redução de espaço físico de armazenamento de documentos;
- Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações referentes ao bem e/ou segurado;
Um dos processos imprescindíveis nas empresas do setor de transporte, distribuição e logística é o de gestão dos recibos. Até agora, o desenho deste tipo de documento era realizado através do papel pré-impresso ou documentos estáticos com grande desperdício de papel e de tempo destinado à elaboração de cada recibo.
Uma vez entregue a mercadoria ou realizado determinado serviço, o cliente assina o comprovante para aceitar a transação e o documento volta a empresa emissora responsável pela logística e distribuição dos produtos para seu processamento e armazenamento. Na gestão da cobrança das faturas, o cliente pode requerer uma cópia do comprovante que assinou. Por este motivo, é importante localizar rapidamente o documento assinado e deixá-lo a disposição.
Nossa solução possibilita uma maior agilidade e eficiência na comprovação de entrega de mercadorias.
Demais áreas que também podem contar com toda eficiência, flexibilidade e segurança das soluções de Gestão Eletrônica de Documentos para agregar valor ao negócio, proporcionando maior organização, melhor gestão das informações e dos processos, o que agiliza o atendimento e fideliza o cliente:
- Empresas de Varejo e comércio em geral;
- Empresas prestadoras de serviços;
- Hotéis;
- Restaurantes;
- Agências de Viagens;
- Empresas de Consultoria;
- Empresas de Distribuição e Logística;
- Farmácias;
- Agências de Publicidade e Marketing;
- Agroindústrias;
- Empresas Financeiras;
- Clínicas Médicas / Odontológicas / Fisioterapia / Fonoaudiologia;
COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.
Soluções em Gestão da Informação
GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
(61) 3031-8700
