Digitalização de Documentos Brasília, Digitalização de Documentos DF

 

Digitalização de Documentos

Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais, comprovantes e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas.

Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados freqüentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa. A Digitalização de Documentos é uma solução que engloba a conversão de documentos gerados em papel, foto, fax ou vídeos para o meio digital, através do uso de scanners profissionais, transformando-os em imagens que se tornam acessíveis mediante a visualização instantânea dos documentos dinamizando o acesso e a disseminação das informações. As imagens capturadas da digitalização de documentos podem ser visualizadas em microcomputadores convencionais, interligados ou não em redes locais e/ou corporativas e em Intranets/ Internet, permitindo a sua ampliação (para melhor leitura de detalhes), sua redução (para oferecer uma visão total da imagem), sua rotação, sua impressão ou até mesmo sua transmissão por e-mail.

As imagens capturadas da digitalização de documentos podem ser visualizadas em microcomputadores convencionais, interligados ou não em redes locais e/ou corporativas e em Intranets/ Internet, permitindo a sua ampliação (para melhor leitura de detalhes), sua redução (para oferecer uma visão total da imagem), sua rotação, sua impressão ou até mesmo sua transmissão por e-mail.

O processo de digitalização de documentos pode ser feito das seguintes maneiras que levam à resultados diversos:

• Digitalização de documentos simples: os documentos são digitalizados sem a preocupação com a sua recuperação física. Após a digitalização as imagens são fornecidas aos clientes (gravadas em CD, DVD, pendrive ou dispositivo de armazenamento externo), e descarregadas em equipamentos da própria empresa onde não existem softwares especializados em visualização de documentos. Este tipo de digitalização de documentos é a mais freqüente, se analisarmos apenas do ponto de vista de preço.
• Digitalização de documentos com indexação (OCR): através da tecnologia OCR (Optical Character Recognition) os documentos são digitalizados de maneira que permita que o conteúdo escrito em um documento no formato de imagem, seja reconhecido e transformado em um arquivo de texto editável e pesquisável, através de um software de busca e visualização adequado, na qual tal resgate é feito com agilidade;
• Digitalização de documentos gerenciados: os documentos digitalizados são armazenados em um sistema eletrônico de gestão de documentos. O cliente não precisa se preocupar com investimentos em estrutura física e hardware para guardar seus documentos. A CompLine mantém estas informações em servidores próprios, projetados para alta disponibilidade e com backup diário automatizado, garantindo a segurança necessária. Por meio do portal internet da CompLine  usuários autorizados mediante autenticação de login e senha poderão visualizar seus documentos digitalizados de qualquer computador com acesso à Internet, com total segurança, agilidade e facilidade. Os documentos também podem ser impressos, encaminhados por email ou baixados para o computador local. É a solução mais adequada para as empresas que necessitam disponibilizar o acesso aos documentos para diversos funcionários de uma maneira segura e que necessitem localizar um documento de forma simples e ágil.

O serviço de digitalização de documentos pode ser realizado tanto nas dependências da CompLine, bem como na própria sede do cliente.

Caso as atividades sejam realizadas nas dependências da CompLine  os documentos físicos são transferidos, em parte ou na sua totalidade até nossa sede, onde dispomos de uma estrutura com equipamentos de alta capacidade / resolução alem de profissionais especializados. Tal serviço é ideal para as empresas que não dispõem de espaço físico para a realização das atividades de digitalização dentro de suas dependências ou que necessitam de uma resposta eficiente e ágil. Os serviços podem ser contratados somente quando necessário, com flexibilidade quanto ao cronograma de execução e valores.

Caso as atividades sejam realizadas nas dependências do próprio cliente, a CompLine disponibiliza os recursos tecnológicos necessários para a execução dos serviços no local indicado pelo cliente dispondo da mesma qualidade e segurança. É um serviço aconselhado para as empresas que optam por manter seus documentos na própria companhia, com total confidencialidade e gestão dos documentos, mas que no entanto desejam auxilio de uma empresa especializada. Os serviços podem ser contratados quando necessário, com total flexibilidade quanto ao prazo de execução e valores.

Garantimos a proteção e a segurança das informações com a preservação da autenticidade e confidencialidade de cada documento digitalizado.

Com o intuito de assegurarmos a qualidade em todo o processo de digitalização, a CompLine adota uma própria metodologia para Serviços de Digitalização.

Dentre os principais benefícios e justificativas de investimento em projetos de gestão documental, destacamos:

• Diminuição dos custos de impressão, fax e logística;
• Acesso as informações e documentos de forma muito mais ágil e fácil, gerando satisfação dos clientes, aumento da produtividade dos empregados e principalmente acesso rápido em casos de crise / necessidade;
• Redução do espaço físico necessário para armazenamento de documentos, liberando espaço para outras atividades produtivas da empresa;
• Melhora nas condições ambientais de trabalho através da diminuição do fluxo e acumulo de papel gerando bem estar entre os funcionários e conseqüente aumento de produtividade geral;
• Diminuição dos custos de operacionais para pesquisas de documentos;
• Maior controle sobre o acesso dos documentos físicos e digitais;
• Diminuição da perda ou extravio de informações / documentos críticos, estratégicos ou que podem gerar grande prejuízo financeiro;
• Recuperação das informações / documentos em casos de desastres;
• Sustentabilidade;

Alguns exemplos de aplicabilidades:

• Automação de cartórios;
• Conversão de acervos históricos;
• Desenhos de engenharia e relatórios técnicos;
• Disponibilização de documentos oficiais;
• Documentação de financeiras e de crédito;
• Documentação de auditoria e sistemas de qualidade;
• Disponibilização de documentos de construtoras e imobiliárias;
• Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto;
• Documentação e relatórios contábeis e financeiros;
• Documentos e processos jurídicos;
• Documentos de administradoras de condomínios;
• Documentos de instituições de ensino;
• Documentos para revendas / concessionárias de veículos;
• Gerenciamento de contratos em geral;
• Gerenciamento de ordens de serviços;
• Prontuários médicos e de RH;
• Resultados de exames laboratoriais;
• Apólice, Sinistro e Indenização de Seguradoras e Corretoras de Seguros;

Os fatores que influenciam o preço de um projeto de digitalização / gestão documental são:

• Alta disponibilidade e performance;
• Volume do acervo;
• Condições do documento;
• Tipos de documentos;
• Quantidade de indexadores;
• Necessidade de indexação por OCR (reconhecimento de caracter);
• Facilidade ou dificuldade da preparação para a digitalização;
• Local da realização dos serviços;
• Resolução da imagem digitalizada;
• Nível do controle de qualidade;
• Ocorrência de documentos encadernados / amassados / grampeados;
• Ocorrência de documentos ou páginas coloridos;
• Local e condições da digitalização;
• Nível de automação da produção;
• Prazo do projeto;
• Tipo de armazenamento;
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COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.

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