Software de GED da Comp Line Informática

 

Informatize seus arquivos em papel, digital e eletrônico da sua empresa. Digitalize documentos, armazene todos os arquivos digitais e eletrônicos de qualquer extensão (.doc, .xls, .pdf, e outros) e disponibilize todos via internet com o sistema Protocolo Eletrônico 2.0.

Para empresas e organizações que necessitam gerenciar, armazenar e disseminar informações e documentos internos ou externos, de forma prática e segura:

Catalogação e armazenagem de imagens digitais de documentos e arquivos digitais de qualquer extensão (.doc, .xls, .pdf, e outros);

Gestão de arquivos físicos: documentos em papel, desenhos de engenharia, livros, CD's, DVDs, fitas e outras mídias, possibilitando a criação e gerenciamento de arquivos departamentais de qualquer que seja o porte.

O Sistema Protocolo Eletrônico 2.0 está disponível a todos os clientes da empresa. O armazenamento de todas as informações, imagens digitalizadas, arquivos eletrônicos são armazenados em servidores próprios e disponibilizados através de acesso remoto aos dados via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionários e colaboradores autorizados.

Principais características:

Os procedimentos são realizados pelos próprios usuários

Catalogação e armazenagem: o sistema possui avançadas ferramentas para o cadastramento lógico e ordenado de documentos, imagens digitais e arquivos eletrônicos, que garantem a posterior realização de consultas e acesso às informações de forma  rápida e precisa.
As ferramentas podem ser configuradas para cada necessidade, permitindo a identificação dos dados a serem armazenados conforme as características que os individualizam: departamento de origem, título, nomes, datas, números, CPFs, propostas, etc.

Pesquisas: de forma simples e ágil a partir de qualquer computador conectado à internet, visualizando todas as informações relacionadas ao assunto pesquisado: imagens digitais, arquivos digitais e o local exato de acondicionamento dos documentos em papel.

Todos os recursos necessários para informatização de arquivos físicos ativos e inativos

• Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de caixas, pastas e volumes que compõem o acervo na sede da empresa;
• Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;
• Impressão dos rótulos das caixas e pastas;
• Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
• Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa;
• Histórico das solicitações e devoluções.

Vantagens e benefícios proporcionados

• Aumento da velocidade de localização e disponibilização de documentos;
• Categorização e indexação dos documentos;
• Segurança: evita extravio ou falsificação de documentos;
• Mais agilidade nas transações, velocidade nos processos;
• Redução de ônus por não localização de documentos;
• Redução no tempo de localização e recuperação de documentos;
• O processo utiliza ferramentas de segurança para o controle de acessos;
• Múltiplos usuários podem acessar simultaneamente;
• Dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multiusuários de arquivos eletrônicos e imagens de documentos nas próprias estações de trabalho;
• Concentra em um único sistema, a gestão, o armazenamento e o acesso das informações da empresa, independente da forma como estas se encontram: papel, imagens digitalizadas ou arquivos digitais (word, excel, pst, pps, pdf, jpg, tif, etc);
• Categorias de permissão conforme o usuário;
• Restrições de acesso a arquivos e imagens de documentos predeterminados;
• Delimitações para visualização, alteração, exclusão e criação de arquivos;

Criação de um novo e eficiente canal de comunicação com clientes, fornecedores e público em geral, aos quais podem ser concedidas senhas de acesso com delimitações de uso dos recursos do software a critério do administrador do sistema.

COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.
Soluções em Gestão da Informação
GED - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
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