Microfilmagem

 
Conceito

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, por meio da captação das imagens de documentos  por processo fotográfico.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas, e também tem baixo custo.

Constitui-se em técnicas que, utiliza a miniaturização da imagem como seu principal agente, para a solução de problemas com segurança,manuseio e tratamento dos dados do documentos.

É um material transparente e flexível, a base de acetato ou poliéster, contendo microformas (imagens pequenas) originada da documentação fotografada e depois utilizada a projeção ótica para a leitura.

Em um rolo de filme pode comportar milhares de documentos (documentos de tamanho A5, cabem aproximadamente 10.000, com redução de 44 vezes. Em caso de cheques, cabem aproximadamente 30.000, com a mesma redução de 40 vezes).

O microfilme é a única mídia considera como substituta do arquivo de papel que possui amparo legal.

Pode ser Microfilmagem para Preservação ou de Fiscalização.

É definida como a produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido (microfichas - fichas ou microfilmes - Rolos).

Técnica para microfilmagem

O processo de microfilmagem é composto das atividades seguintes atividades:„
Desenvolvimento do projeto micrográfico.„
Preparação e ordenação dos documentos.„
Microfilmagem.„
Processamento (revelação).„
Controle de qualidade.„
Revisão
Duplicação.
„Elaboração de índice e Indexação sistemática.

Podem ser microfilmados desde pequenos documentos até grandes formatos, como plantas de engenharia e desenhos arquitetônicos.

Benefícios

Economia de espaço„
Rapidez na localização do documento segurança
„Integridade do arquivo
„Distribuição
„Facilidade de reversão ao papel
„Validade legal
„Versatilidade
Redução sensível de espaço na ordem de até 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de redução utilizado.
Acesso fácil e rápido

Segurança

Por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reprodução com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros.

Confidencialidade da Informação

Apenas com autorização de utilização, pois visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação.

Durabilidade

Respeitando determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os documentos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Viabilidade Legal

É um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.

O Brasil possui legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país estabelecendo que o atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

As certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, isto para documentação pública ou oficial.

Capacidade

Um rolo de microfilme de aproximadamente 215 pés pode armazenar 5.000 documentos que é igual à 3 caixas 27 cm x 37 cm x 20 cm de documento, ou seja, em um armário de parede comum será armazenado todos os documento de um arquivo do tamanho de um salão.

Rapidez na Busca
„
Um documento de 1990 no arquivo intermediário que abriga 60 anos de existência de uma empresa demora pelo menos duas horas de busca.
„
O material microfilmado levará no máximo 10 minutos até o documento estar em mãos.

Preço

Preço por rolo de microfilme de 16 mm revelados e duplicados.
‰
Máquina Rotativa, Lente 20x, Aproximadamente 1.600 páginas R$ 220,00
‰Máquina Planetária, Lente 24x, Aproximadamente 2.400 páginas R$ 300,00
‰Máquina Rotativa Kodak 750, Lente 40x, Aproximadamente 5.000 páginas R$ 400,00

Os serviços incluem: ‰
Preparação dos Documentos Preparação dos Documentos, ‰microfilmagem, ‰revelação e duplicação dos filmes.

Equipamentos

Microfilmadoras Planetárias„
Microfilmadoras Rotativas
„Processadoras de Filmes - Digitalizadoras
„Duplicadoras de Filmes
„Equipamentos para Revisão
„Equipamentos para Controle de Qualidade

Modalidade da Microfilmagem

Oficial - Tem valor jurídico. Substitui o documento original em papel.
Segurança - Utilizada para garantir a integridade do processamento de dados de documentos bancários.

Documentos Oficiais são todos aqueles, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive os da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

O microfilme de segurança chamado de cópia se destina ao manuseio diário, ao passo que o original tem por finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em arquivo de segurança.

Conservação do Microfilme para a Fiscalização

Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Legislação

Lei Federal n.º 5.433/68 de 08 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
„
Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei 5.433/68.
„
Portaria nº 158 de 20 de junho de 1996 -d S t i d J ti da Secretaria de Justiça -Dispõe sobre o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos microfilmagem de documentos.„

Portaria nº 128 de 14 de novembro de 1997 - da secretaria da Justiça - concede o registro as instituições.

Fonte: Universidade de Brasília - Profa. Lillian Alvares

Empresas indicadas para realizar o serviço de microfilmagem:

COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.
MAES Microfilmagem
SQA TI