Custódia de Documentos Brasília DF

 

Custódia de Documentos

A durabilidade de documentos depende das suas condições de armazenamento. A CompLine oferece aos seus clientes o serviço de Custódia de Documentos Físicos através de um espaço apropriado à esta finalidade. Disponibilizamos toda infra-estrutura de armazenagem para garantir a segurança e proteção adequada aos documentos, além de uma logística ágil e eficiente.

O serviço de Custódia de Documentos é ideal para empresas que precisam manter seus documentos em papel acondicionados adequadamente, em boas condições de segurança e precisam liberar espaço físico para ocupá-lo com outros fins. Apresenta uma ótima relação custo x benefício para a preservação, localização e recuperação de documentos e informações. Os acervos documentais são guardados em caixas tipo box ou em caixas de 20kg e acondicionados em prateleiras padronizadas, ideais para sua preservação. Notadamente tem-se percebido por parte das empresas um crescente interesse na terceirização dos serviços de guarda de documentos, dado o espaço físico que tem sido ocupado por arquivos inativos e/ou pouco consultados. Esse espaço pode ser mais bem aproveitado pelas atividades operacionais da empresa, como por exemplo, novas salas de reuniões ou treinamentos, bem como com a expansão da estrutura. A decisão de terceirizar a guarda do acervo empresarial é complexa, devendo levar em consideração, não apenas o custo da armazenagem, mas também a rapidez da recuperação do documento, a necessidade de controlar o conteúdo (documento) das caixas e o custo de manipulação.

Não basta definir o que deve ser terceirizado, mas também determinar como devem ser armazenados os documentos, de que forma e por quanto tempo.

Para evitar o desperdício de investimento, os documentos devem ser descartados conforme sua prescrição legal, isso evita a guarda de documentos desnecessários.

Dentre os benefícios da Solução de Custódia de Documentos Físicos da CompLine destacam-se:

• Redução de espaço físico de armazenamento e aumento do espaço produtivo do cliente;
• Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos;
• Redução de custos na organização, arquivamento e localização dos documentos;
• Agilidade e praticidade na recuperação de documentos;
• Segurança, rastreamento e controle sobre os documentos;
• Garantia de uma eficiente e imediata recuperação da informação;
• Foco na atividade principal da empresa;
• Ambiente de trabalho mais organizado e limpo;
• Maior proteção contra acessos indevidos, extravio e falsificação dos documentos;
• Destruição segura dos documentos físicos;

Oferecemos duas modalidades de Custódia de Documentos Físicos:

• Guarda simples: o cliente é quem controla o conteúdo da caixa. A CompLine envia as caixas, juntamente com as etiquetas de identificação e lacres. Por meio do nosso portal de gerenciamento, o cliente cadastra o conteúdo das caixas, lacra e as envia de volta para o depósito da CompLine,  que realizará a guarda. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa através do portal. Todo controle de entrada e saída das caixas de nossas unidades é feito via sistema, com total segurança e confidencialidade.

• Guarda Gerenciada: Quem controla o conteúdo das caixas é a CompLine.  Ao recepcionar os documentos, cada um recebe uma etiqueta de identificação e um controle que possibilitará informar a caixa em que o documento se encontra e a posição dentro dela. Quando da necessidade de recuperar fisicamente um determinado documento, o cliente faz a solicitação através do nosso portal e a entrega será feita em malote lacrado, evitando assim que a caixa que contém tais documentos tenha que sair das instalações da empresa. O cliente recebe somente a informação que está precisando, sem a necessidade de procurá-la dentro da caixa. Nessa modalidade, o cliente também pode escolher entre guarda gerenciada com digitalização e guarda gerenciada sem digitalização. Caso o documento original não seja necessário, a CompLine oferece ainda os serviços de envio por fax, cópia digitalizada por e-mail, cópia simples ou cópia autenticada em cartório.

Os serviços abaixo fazem parte da solução de Custódia de Documentos Físicos:

• Transferência dos documentos da contratante para as instalações da contratada;
• Conferência e catalogação dos lotes de documentos em nosso sistema;
• Criação, impressão e colagem de etiquetas com o número de caixas e logo do cliente;
• Caixas padronizadas acondicionadas em prateleiras de aço, seladas com fita gomada e embrulhadas em invólucro plástico, com identificação do cliente por código numérico e por código de barras;
• Disponibilização ao cliente do acesso ao sistema online via Web de controle de documentos;
• Treinamento dos usuários do cliente para a operação do sistema de controle de documentos;
• Atendimento às solicitações dos usuários via portal (sistema) mediante localização dos documentos e transmissão por e-mail, fax ou remessa rodoviária dos originais;
• Sala de consulta de documentos nas dependências do depósito da CompLine;
• Destruição segura de documentos.

COMP LINE INFORMÁTICA LTDA.

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